Glossaire — GEDLINK

A

Archivage à valeur probante: Conservation d'un document garantissant qu'il reste authentique, intègre et opposable comme preuve.
Authentification: Vérification de l'identité d'une personne avant de lui donner accès.

Cachet électronique: Équivalent de la signature pour une personne morale : il garantit l'origine d'un document émis par une organisation.
Coffre-fort électronique: Espace de stockage chiffré et tracé pour les documents les plus sensibles (norme NF Z42-020).
CMIS: Norme d'échange de contenus entre systèmes de gestion documentaire.
CSP: Content Services Platform : approche par services posés sur les contenus, évolution de l'ECM.
Cycle de vie: Ensemble des étapes d'un document, de sa création à sa destruction ou conservation définitive.

DAM: Digital Asset Management : gestion documentaire spécialisée dans les médias (images, vidéos).
Dématérialisation: Passage d'un document ou d'un processus du papier au numérique.

ECM: Enterprise Content Management : gestion de l'ensemble des contenus d'entreprise, au-delà des seuls documents.
eIDAS: Règlement européen encadrant l'identité numérique et les services de confiance (signature, cachet, horodatage).
Empreinte (hash): Signature numérique du contenu d'un document ; elle change au moindre changement, révélant toute altération.

Flux documentaire: Ensemble des fonctions disponibles pour une catégorie de documents.
Fonction: Bouton qui enchaîne une ou plusieurs tâches, avec des conditions d'affichage.

GED: Gestion Électronique de Documents : outils pour créer, classer, retrouver, partager et conserver les documents.

Horodatage qualifié: Date et heure certaines apposées par un tiers de confiance, opposables et impossibles à antidater.

Intégrité: Garantie qu'un document n'a pas été modifié depuis sa création ou son dépôt.
Interopérabilité: Capacité d'un système à dialoguer avec d'autres logiciels grâce à des standards communs.

Journalisation: Enregistrement inaltérable de toutes les opérations effectuées sur un document.

Métadonnée: Information qui décrit un document (type, date, auteur, client) et permet de le classer et de le retrouver.
MoReq: Référentiel d'exigences pour l'archivage et le records management.

NF Z42-013: Norme française de l'archivage électronique à valeur probante (ISO 14641 à l'international).
NF Z42-020: Norme française du composant coffre-fort numérique.

OCR: Reconnaissance optique de caractères : conversion de l'image d'un document scanné en texte exploitable.

Parapheur électronique: Outil de circuit de signature : il fait circuler un document pour validation et signature.
PDF/A: Format de fichier conçu pour l'archivage durable des documents.
Plan de classement: Arborescence logique dans laquelle sont rangés les documents.

RGPD: Règlement européen de protection des données personnelles.
RPA: Robotic Process Automation : automatisation de tâches répétitives par des robots logiciels.

SAE: Système d'Archivage Électronique : système qui conserve les documents dans le temps sans altération.
Signature électronique: Procédé liant de façon vérifiable une identité à un document ; trois niveaux selon eIDAS.
Statut: État d'un document : brouillon, en attente, publié, validé, supprimé…

Tâche: Action unitaire effectuée sur un document, par exemple changer son statut.
Traçabilité: Capacité à savoir qui a fait quoi, et quand, sur un document.

Valeur probante: Capacité d'un document à servir de preuve, au même titre qu'un original papier.
Versionnage: Conservation de l'historique des modifications d'un document, avec possibilité de revenir en arrière.

Workflow: Circuit organisant le parcours d'un document entre plusieurs intervenants.