Définition
Une métadonnée est une donnée sur le document : son type (facture, contrat), sa date, son auteur, le client concerné, un numéro… C'est l'étiquette qui dit ce qu'est le document, sans avoir à l'ouvrir.
En bibliothèque, on ne range pas les livres au hasard : auteur, titre, thème, cote. Les métadonnées sont ces fiches, et le plan de classement est l'ordre des rayonnages.
Le plan de classement
Le plan de classement est l'arborescence logique dans laquelle vivent les documents. Mais avec de bonnes métadonnées, on dépend de moins en moins de l'arborescence : on retrouve par recherche, par filtre, par facette.
Bonnes pratiques
- Définir un jeu de métadonnées par type de document, ni trop pauvre ni trop lourd.
- Automatiser leur saisie (OCR, reconnaissance, valeurs par défaut).
- Utiliser des listes de valeurs plutôt que du texte libre pour éviter les fautes.
- Penser dès le départ aux métadonnées utiles à l'archivage et à la purge.
Cas d'usage
Recherche par facettes
On filtre « factures, client X, 2025, montant > 1000 € » et on obtient la liste en un instant.
Du dossier au mot-clé
Le classement par dossiers est doublé d'une indexation par mots-clés, pour retrouver un document même mal rangé.