Définition
Un coffre-fort électronique (ou numérique) est un service qui conserve des documents en garantissant qu'ils ne pourront être ni lus par des tiers non autorisés, ni modifiés, ni supprimés à l'insu de leur propriétaire. Il repose sur le chiffrement et une traçabilité stricte.
Un dossier partagé conserve des fichiers. Un coffre-fort, lui, garantit en plus l'intégrité, la confidentialité et la preuve d'accès : on sait que rien n'a bougé et qui a regardé quoi.
La norme NF Z42-020
En France, le composant coffre-fort numérique est encadré par la norme NF Z42-020, qui définit les fonctions attendues : dépôt, scellement, traçabilité, restitution, et garantie d'intégrité des documents conservés.
Quand l'utiliser
- Bulletins de paie remis aux salariés.
- Documents d'identité et pièces RH sensibles.
- Contrats stratégiques, secrets industriels.
- Preuves à conserver longtemps (garanties, attestations).
Cas d'usage
Le coffre-fort du salarié
Chaque salarié reçoit ses bulletins de paie dans un espace personnel chiffré qu'il conserve même après son départ.
Documents stratégiques
Les pièces les plus sensibles sont déposées dans un espace au chiffrement renforcé, avec accès nominatif tracé.