Définition
Le flux documentaire décrit tout ce qu'on peut faire avec une famille de documents : quels états ils peuvent prendre, quelles actions sont possibles, quels boutons s'affichent et à quelles conditions. Il se construit à partir de quatre notions emboîtées.
La hiérarchie Statut → Tâche → Fonction → Flux
- Statut : l'état d'un document — brouillon, en attente, publié, validé, supprimé…
- Tâche : une action unitaire — par exemple, changer le statut.
- Fonction : un bouton qui enchaîne une ou plusieurs tâches, avec des conditions d'affichage.
- Flux : l'ensemble des fonctions disponibles pour une catégorie de documents.
En séparant l'état (statut), l'action (tâche) et le bouton (fonction), on peut composer des parcours riches sans tout reprogrammer : il suffit d'assembler des briques existantes et de poser les bonnes conditions.
Un exemple concret
Pour une catégorie « Note interne » : la fonction « Publier » n'apparaît que si le document est au statut « validé » ; en cliquant, elle déclenche la tâche « passer au statut publié » puis la tâche « notifier les destinataires ». L'ensemble des fonctions (Soumettre, Valider, Publier, Archiver…) forme le flux des notes internes.
Cas d'usage
Procédures et modes opératoires
Un flux dédié encadre la rédaction, la relecture, l'approbation et la diffusion contrôlée des procédures.
Courrier sortant
Un flux propre au courrier : rédaction, validation hiérarchique, signature, envoi, archivage.