La bonne méthode
Partir du besoin métier
Quel problème résoudre en premier : factures, courrier, contrats, dossiers RH ? On commence par un cas à forte valeur.
Cartographier l'existant
Volumes, types de documents, qui fait quoi, quels outils déjà en place et à connecter.
Lister les contraintes
Conformité (valeur probante, RGPD), sécurité, hébergement, budget, délais.
Comparer sur des critères pondérés
Fonctionnel, ouverture/interopérabilité, sécurité, coût total, accompagnement.
Tester sur un périmètre réduit
Un pilote sur un cas concret vaut mieux qu'une longue démonstration.
Le piège classique
Se laisser séduire par une longue liste de fonctions. Mieux vaut un outil qui résout bien votre cas prioritaire et qui sait dialoguer avec vos autres logiciels.
Critères à ne pas oublier
- Ouverture et interopérabilité (API, formats standards).
- Capacités de conformité (archivage à valeur probante, RGPD).
- Sécurité et options d'hébergement.
- Coût total réel (licence, mise en place, exploitation).